Home

Peran Supervisor

th

Peran kerja supervisor berada di level tengah, yaitu di antara para atasan pembuat kebijakan dan di antara para staf pelaksana rutinitas di lapangan. Dengan fungsi kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif. Oleh karena itu, seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencakup keterampilan membangun relasi di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan emosional dan mind set positif.

Ada begitu banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan, tetapi waktu dan ketidakmengertian selalu menjadi kendala utama dalam proses perampungan semua pekerjaan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar supervisor merasa tertekan dalam rutinitas kesibukan kerja sehari-hari, yang membuat mereka kurang mampu untuk berpikir kreatif dan strategis terhadap fungsi dan peran kerjanya.

Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara – cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik.

Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif. Dan untuk mengubah dirinya secara efektif, dia harus mengenal apa yang dia kerjakan, siapa yang membantu pekerjaan dia, serta apa saja alat – alat terefektif yang dia perlukan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan sempurna. Setiap pekerjaan harus dilakukan melalui serangkaian proses kerja yang efektif dan tepat sasaran. Peran kerja supervisor tidak boleh sekedar menjadi ban serap atasannya, supervisor tetaplah seorang pemimpin walaupun otoritasnya sangat terbatas. Dan sikap perilaku supervisor andal tidak akan pernah melempar tanggung jawab kepada atasan, tapi akan membangun tim unit kerja yang efektif untuk secara terampil memecahkan masalah dan membuat solusi terhebat.

Seorang Supervisor seharusnya memahami peran, posisi dan tanggungjawabnya. Ia mempunyai posisi operasional yang unik. Sebagai ujung tombak yang memimpin pelaksanaan pekerjaan, disamping harus menjalankan kepemimpinan dan manajemen secara profesional.

Peran utama supervisor ialah :

1. Menjalankan perintah/ kebijakan atasan.
2. Memberi informasi keatasan Tanggung jawab utama ialah mencapai target QCDSME (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Environment), yaitu Q-Kualitas, C-Biaya, D-Waktu, S-Keselamatan kerja, M-Semangat motivasi tim, dan E-Lingkungan.

Profesional berarti punya KSA,

K = Knowledge atau pengetahuan yang mendukung pekerjaan S = Skill atau keterampilan teknis yang mewujudkan sasaran A = Attributes atau sikap perilaku mental positif

Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).

P-O-A-C

Perencanaan (Planning)

Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka.

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Harus berpikiran SMART, yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan semu. Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

Pengorganisasian (Organizing)

Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang.

Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan.
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

Penggerakan Pelaksanaan (Actuating)

Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Pengawasan/Pengendalian (Controlling)

merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.

Kompetensi seorang Supervisor. Ia haruslah seorang pribadi yang :

1. Memahami masalah teknis
2. Mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen (POAC)
3. Memberi contoh yang baik (Role model)
4. Terbuka & mau menerima masukan/pendapat/kritik bahkan teguran dari bawahan
5. Dapat mendengarkan dengan baik
6. Terorganisir
7. Dapat dipercaya
8. Dapat memimpin
9. Tegas/ Assertife
10. Bisa memutuskan dengan baik
11. Bisa memberikan keputusan

Apakah semua yang disebutkan diatas sudah cukup? Belum.

Saya pikir ada 3 sifat utama lagi yang harus dimiliki seorang Supervisor.

Yang pertama, harus mampu memotivasi. Tidak dalam bentuk ceramah atau nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau bersedia menjadi ‘rekan curhat’ permasalahan yang dialami bawahannya. Saya teringat bukunya Patrick Lencioni yang berjudul The Three Signs of a Miserable Job. Disana ada kisah tentang seorang pria bernama Brian Bailey yang membuat beberapa program sederhana namun berefek dahsyat bagi seluruh anak buahnya. Ia memimpin sebuah tim kecil dalam sebuah restoran hingga terbentuk iklim kerja yang luarbiasa. Anda perlu membaca buku tersebut.

Sifat yang kedua adalah empati yang benar. Sebagai contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba mlungker tidak memiliki semangat kerja maka ia akan memanggilnya kedalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja. Jangan sampai ada anak buah yang mengeluh karena istrinya kabur dibawa lari seorang jutawan tampan, eh Anda malah mengatakan dengan santai : “Well, ambil sisi baiknya, saya yakin saat ini istrimu lebih bahagia. Sekarang saya mohon kembalilah bekerja dengan semangat”.

Terakhir, sifat ketiga yang harus dimiliki Supervisor masa kini adalah menginginkan segala sesuatunya berjalan lebih baik. Kata ‘lebih baik’ sengaja saya garis bawahi sebab disitulah poin utama dari sifat ini. Supervisor ‘jadul’ mayoritas beranggapan kalau dirinya sudah menjadi pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan lancar. Apapun hal itu : proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan, alur kerja operasional, dsb yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi standar untuk dipenuhi.

Memang benar kalau memastikan segalanya berjalan lancar dan baik adalah tugas dan kewajiban Anda, tapi di masa sekarang itu saja tidaklah cukup. Anda harus memiliki mindset ‘lebih’ dalam bekerja. Tekad dan performance yang Anda tampilkan haruslah bagaimana segala sesuatunya berjalan lebih baik, lebih lancar, lebih aman, lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih teratur, lebih mudah, dan ‘lebih-lebih’ lainnya. Untuk membuat sesuatu memiliki nilai lebih tidaklah harus memerlukan biaya yang besar. Terkadang bahkan tidak memerlukan biaya. Barangkali hanya dengan mengubah kebiasaan atau pola kerja yang sudah ada. Sederhana? Ya. Mudah? Belum tentu. Berpikir untuk mengupayakan sebuah keadaan berubah menjadi lebih baik memang tidak mudah, tetapi segala kemudahan yang tersedia tidak akan membuat kondisi menjadi lebih baik kalau kita tidak pernah memulai untuk memikirkannya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: